نحو إدارة أفضل للوقت والضغط

هل تعاني من مشاكل في العمل؟

هل تعتقد أن السبب هو ضيق الوقت أو الضغط النفسي؟

هل عندك فكرة عن إدارة الوقت والضغط؟

تعالوا نتعرف على بعض الأسباب المؤدية إلى ذلك وبعض أساليب الحل.

خرافات حول إدارة الوقت والضغط:

• الخرافة # 1: كل الضغط سيئ. لا، فهناك ضغط جيد وسيئ. الضغط الجيد هو الإثارة مثلًا.
• الخرافة # 2: التخطيط يستغرق المزيد من الوقت.
• الخرافة # 3: أستطيع القيام بعمل أكثر عند استخدام الكافيين والسكر أو النيكوتين.
• الخرافة # 4: وجود مشكلة في إدارة الوقت يعني أنه ليس هناك ما يكفي من الوقت لتنفيذ ما يجب القيام به.
• الخرافة # 5: عندما أكون أكثر انشغالًا، أستخدم وقتي بشكل أفضل.
• الخرافة # 6: أشعر أنني مشغول، فذلك يعنى أن عندي مشكلة في إدارة الوقت. هذا لا يعني ذاك بالضرورة!
• الخرافة # 7: أشعر أنني على ما يرام، لذلك أنا لست مضغوطًا.

هذه كلها من الخرافات وقد تكون لديك مشكلة في الضغط أو إدارة الوقت دون أن تشعر.

الأسباب الرئيسية للتوتر في مكان العمل:

1. سوء التخطيط.
2. الشعور بأن هناك الكثير للقيام به.
3. عدم التمتع بعملك.
4. وجود مطالب متضاربة مع الوظيفة.
5. عدم وجود الموارد الكافية للقيام بالمهمة المطلوبة.
6. عدم الشعور بالتقدير.

الأسباب الرئيسية لضياع الوقت:

1. التشتت والانقطاع عن العمل (كالكلام في الهاتف).
2. اليأس والاستسلام.
3. ضعف مهارات توزيع المهام.

أعراض سوء إدارة الوقت والضغط:

1. التوتر.
2. التعب.
3. صعوبة التركيز.
4. النسيان.
5. فقدان النوم.
6. الاضطرابات الجسدية.
7. وفي أسوأ الأحوال، الانسحاب والاكتئاب.

المبادئ الحكيمة للتمكن من إدارة الوقت والضغط:

1. تعلم العلامات والأعراض الخاصة بك عند وجود مشكلة في إدارة الوقت أو الضغط الشديد.
2. معظم الناس يشعرون أنهم مضغوطين أو لديهم أزمة في إدارة الوقت. تحقق من أن لديك مشكلة فعلًا!
3. لا تظن أن المزيد من العمل سيجعلك أكثر سعادة!
4. مشاكل إدارة الضغط والوقت لها أسباب كثيرة، وعادة ما يتطلب ذلك وجود أكثر من أسلوب واحد للإصلاح.
5. واحدة من الفوائد الرئيسية لتخطيط الوقت هي الشعور أنك المسيطر.
6. التركيز على النتائج، وليس على الانشغال.
7. المحاولة دائمًا هي الأهم.

تقنيات بسيطة لتقليل الضغط:

1. التحدث إلى شخص ما.
2. لاحظ إذا كانت عضلات جسدك مشدودة. مجرد الملاحظة قد ترخي العضلة.
3. اسأل رئيسك في العمل إذا كان أداءك جيدًا.
4. التفويض.
5. إذا كان هناك أسلوب تتبعه للحد من الضغوطات، ناقشه مع شخص آخر.
6. تقليل الكافيين والحلويات؛ اتجه للمشي بدلًا من ذلك.
7. استخدام تقنيات التخطيط، وحل المشكلات واتخاذ القرارات.
8. رصد عدد ساعات العمل خلال الأسبوع.
9. كتابة تقرير حالة أسبوعي، بما في ذلك إنجازات الأسبوع الماضي وخطط مستقبلية للقيام بها.
10. “غسل الصحون”. افعل أي شيء يمكنه أن يشعرك بالرضا.

تقنيات بسيطة لإدارة الوقت:

1. ابدأ بالتقنيات البسيطة المذكورة أعلاه لتقليل الضغط.
2. إدارة الوقت تتطلب الممارسة.
3. العثور على بعض الوسائل الواقعية والعملية لتحليل وقتك.
4. قم بعمل” قائمة الأعمال اليومية”. افعل ذلك في نهاية اليوم السابق، ورتبها حسب الأولوية بعلامات مثل “أ” و”ب”. خصص ساعتين يوميًا للقيام بأعمال “أ” المهمة ثم القيام بأعمال “ب” في فترة ما بعد الظهر.
5. في نهاية يومك، قم بقضاء خمس دقائق لتنظيف المساحة الخاصة بك. سوف يمنحك هذا بداية نظيفة لليوم التالي.
6. تعلم الفرق بين “أين يمكنني المساعدة؟” و”أين يلزمني التواجد حقًا؟”
7. تعلم الفرق بين “هل أنا بحاجة للقيام بذلك الآن؟” و”هل أنا بحاجة للقيام بذلك أساسًا؟”
8. تفويض بعض المهام.
9. إذا كنت الرئيس التنفيذي في شركة ما،  فاطلب إذًا من المجلس الخاص المساعدة. لأن مسئوليته هي الإشراف عليك كرئيس تنفيذي. وتذكر، أيضًا، أن إدارة الوقت الجيدة تأتي من التخطيط الجيد.
10. استخدام لوحة “عدم الإزعاج” أثناء الجزء الأول من اليوم، عند القيام بالعناصر الهامة الخاصة بك (قائمة “أ” الخاصة بك) ، وتعلق هذه العلامة على مقبض بابك الخارجي.
11. فرز البريد الخاص بك إلى فئات تتضمن “اقرأها الآن”، “عالجها الآن” و”اقرأها في وقت لاحق”.
12. قراءة البريد الخاص بك في نفس الوقت كل يوم.
13. يجب أن يكون هناك مكان لكل شيء، ويوضع كل شيء في مكانه.
14. أفضل اقتراح لتوفير الوقت – احصل على 10 دقائق من جدولك الزمني ولا تفعل فيها شيئًا، فهي فترة تريح فيها ذهنك لكي تنشط بعدها.
15. تعلم مهارات إدارية جيدة.

إرادتك لها دور!

عادةً ما يبدأ كل شيء جيد بالإرادة والعزيمة، فهو اختيارك أنت! أن تقرر رغبتك في أن تكون أكثر سعادة ثم تقوم بعد ذلك بشيء واحد صغير كبداية في التنفيذ. أما الملل وإلقاء اللوم فهم عكس العزيمة والإرادة! المحاولة هي الأهم!

إدارة الوقت السيئة والضغط غالبًا ما يأتيان من فعل الشيء نفسه بطريقة أكثر صعوبة، وليست أكثر ذكاءً.

المصدر: ترجمة من موقع managementhelp